Til toppen

PERSONVERNERKLÆRING FOR
Foss AS Fiberoptisk Systemsalg

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Foss AS Fiberoptisk Systemsalg, heretter referert til som Foss, samler inn og bruker personopplysninger.

Foss, ved Daglig Leder, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger på www.fossfiberoptikk.no

Markedsansvarlig har det daglige ansvaret for vår behandling av personopplysninger på fossfiberoptikk.no. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, som for eksempel å motta nyhetsbrev. Tilgang til vår e-handelsløsning krever imidlertid at man samtykker i å oppgi visse personopplysninger. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.

Foss benytter en ekstern leverandør for våre web og e-handelsløsninger (databehandler). Denne leverandøren står for drift, utvikling og vedlikehold av nettstedet.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettstedet, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Foss og databehandler som har tilgang til disse opplysningene.

En egen databehandleravtale mellom Foss og databehandler regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.
 

FOSS samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på fossfiberoptikk.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker.

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Nedenfor finner du informasjon om bruk av informasjonskapsler.

Lagring av opplysninger og behandling av disse opplysningene er ikke tillatt med mindre bruker både har blitt informert om og har gitt sitt samtykke til behandlingen. Brukeren skal få vite om og godkjenne hvilke opplysninger som behandles, hva formålet med behandlingen er og hvem som behandler opplysningene, jf. ekomloven § 2-7b.

Ved å gå inn og hente informasjon og/eller benytte tjenester på våre nettsider, samtykker du i at det settes informasjonskapsler i din nettleser – i og med at de fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer informasjonskapsler. Dersom du ikke vil akseptere vår bruk av informasjonskapsler, kan du gå inn og trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren. Vi gjør imidlertid oppmerksom på at dette kan medføre at tjenestene på våre nettsider ikke fungerer optimalt.

For detaljer om dette se hjelp i egen nettleser.

 

VÅRE NETTSIDER BRUKER DISSE INFORMASJONSKAPSLENE:

Google Analytics

Google Analytics er en nettanalysetjeneste som leveres av Google, Inc. («Google»). Google Analytics bruker informasjonskapsler for å analysere hvordan brukere benytter nettstedet. Informasjonen som genereres av en slik informasjonskapsel når du bruker det aktuelle nettstedet, inkludert din IP-adresse, sendes til Google og lagres på servere i USA. Vi bruker anonymizeIP, en funksjon som gjør at en enkeltbruker ikke kan identifiseres.

Google bruker denne informasjonen for å vurdere bruken av nettstedet, sammenstille rapporter om aktiviteter på nettstedet for eieren av nettstedet, samt for å yte andre tjenester i tilknytning til aktiviteter på nettstedet og bruk av Internett.

Google kan også overføre denne informasjonen til tredjepart hvis dette kreves iht. lov eller i tilfeller hvor tredjepart behandler informasjonen på vegne av Google. Google vil ikke koble din IP-adresse med annen informasjon Google har. Våre nettsider bruker Google Analytics for å analysere bruken av nettsidene. Vi får informasjon om hvilke sider som er mest besøkt, hvor brukerne kommer fra, på hvilke tidspunkter sidene er mest besøkt osv.

JSESSIONID​ er en standard Java-informasjonskapsel som lar nettserveren forbedre din nettopplevelse ved å huske dine handlinger og valg på sidene. Dette er en «session cookie» som slettes når du lukker nettleseren. 

FOSS sender ut nyhetsbrev cirka 1-2 ganger per måned via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. Vi benytter eksterne leverandører av e-post og CRM som databehandlere i forbindelse med disse nyhetsbrevet. E-postadressen lagres i en egen database, og deles ikke med andre.

FOSS bruker programvare for produksjonsstyring, for logistikk inkludert oppfølging av ordre, i salgs og markedsarbeidet, for utsendelse, godkjenning og arkivering av fakturaer, samt for skanning og godkjenning av relevant innkommende brev og fakturaer.

Det lagres ikke sensitive personopplysninger om deg i disse systemene. Kun informasjon relatert til bestillinger, fakturaer, tilbud, samt andre arbeidsrelaterte data.

I tillegg lagres det kontaktdetaljer som e-post adresse, funksjon og telefonnummer, og dersom du har gitt samtykke til det, informasjon om hvilke produkt interesse område, du ønsker å motta informasjon om.

FOSS oppbevarer denne typen informasjon for å kunne gi deg best mulig oppfølging og service, samt for å sikre at vi oppfyller våre lovpålagte oppgaver (blant annet regnskap og bokføring i henhold til bokføringsregelverk).

Der er etablert databehandler avtale med de ovenfor nevnte leverandørene og de leverer ikke opplysninger til 3je part.

Av sikkerhets grunner har vi valgt ikke å oppgi hvilke leverandører dette gjelder her, men det kan opplyses ved eventuelt henvendelse til oss.

FOSS benytter e-post, chat og telefon som en del av det daglige arbeidet for å følge opp våre forpliktelser ovenfor kunder og leverandører, samt andre interne og esterne kontakter.

Den enkelte ansvarlige leder i avdelingen der e-post, «chat» eller telefonsamtalen mottas har det daglige ansvaret for behandlingen av personopplysninger i denne sammenheng. Relevante opplysninger som fremkommer av telefonsamtaler, e-post eller «chat»-utveksling, som skjer som en del av saksbehandling arkiveres. Disse opplysningene behandles som beskrevet over (se «Operasjonell informasjon og arkivering»).

Den enkelte medarbeider er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-post kontoene, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer eller lageret i vårt CRM system (Se «Operasjonell informasjon og arkivering»).

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post eller «chat».

Vi gjør oppmerksom på at henvendelser du sender direkte via e-post og «chat» ikke sendes kryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler loggføres ikke av oss. Den av våre ansatte som du har vært i kontakt med har imidlertid en oversikt over de siste anropene på sin telefon. Dersom en telefonsamtale er knyttet til en enkeltsak, vil det kunne bli skrevet et notat etter samtalen som lagres i vårt CRM system. Dette for at vi skal kunne følge opp saken og gi deg et relevant svar på din henvendelse. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon, for å ta inn kursavgift, for produksjon og utskrift kursbevis etc. FOSS er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i forbindelse med dette.

Besøkende som besøker FOSS sine lokaler føres opp på en liste. Listen oppbevares maks to år etter besøket. Dette gjøres for at vi av brann og sikkerhetshensyn til skal vite hvem som befinner seg i lokalene, og for at vi ettertid kan se hvem som var i lokalene.

FOSS administrerer personvernombudsordningen i henhold til personopplysningsforskriften § 7-12 og det er vår CFO som har det daglige ansvaret. Ordningen er frivillig og har som mål om å øke personvernkompetansen i ulike deler av virksomheter. FOSS sin behandling av personopplysninger i forbindelse med denne ordningen er samtykkebasert.

En av personvernombudets oppgaver er å bistå med ivaretakelse av rettigheter for den som har opplysninger registrert hos virksomheten.

Prinsippene for håndtering av personopplysninger på e-post og telefon gjelder også for kommunikasjon med ombudene (se «E-post, «chat» og telefon»).

FOSS behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er leder av administrasjonen som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og ut-stempling og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet, samt opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven. Opplysninger om navn, stilling og arbeidsområdet regnes å være offentlige opplysninger og kan publiseres på fossfiberoptikk.no, samt på våre intranett sider.

Alle stillingssøknader blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. to år før de makuleres. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares. Det er vedkommende avdelingsleder som er ansvarlig for dette. Journalopplysninger slettes ikke, men er skjermet i eget elektronisk og/eller manuelt arkiv.

Unntak:

- Alle tidligere og nåværende ansatte har en egen personalmappe i vårt arkivsystem.

Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet. Personalmapper arkiveres med tanke på fremtidige referanse søk og samt eventuelle henvendelser fra det offentlige. Tilgangen begrenset til tjenstlig behov.

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. FOSS har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av FOSS sine systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger FOSS ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrert skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

 

Kontaktinformasjon:

E-post: info@foss-as.no
Telefon: +47 32 21 08 00
Postadresse: Postboks 3614, N-3007 Drammen